L’évènement virtuel, la nouvelle norme de l’évènementiel ?
L’épidémie de covid-19 arrivée en France début 2020 a eu pour conséquence l’annulation d’un grand nombre d’évènements qu’ils soient culturels (festivals concerts, spectacles…) ou professionnels (salons professionnels, conférences, sessions de formations…).
De plus en plus, ces évènements ont été remplacés par des évènements virtuels, c’est-à-dire des évènements organisés à distance grâce à la visio-conférence. 2020 a donc été l’année de la digitalisation de l’évènementiel, ce qui a perduré en 2021.
Qu’est-ce qu’un évènement virtuel ?
Il en existe plusieurs sortes :
- La formation en ligne qui peut être dispensée en live par un formateur à un ou plusieurs apprenants ou la formation pré-enregistrée qui est achetée ou mise à disposition gratuitement sur différentes plateformes de formation,
- Le salon virtuel interactif qui concerne le domaine de l’emploi, des affaires ou encore de la formation et qui a pour but de permettre aux participants de se rencontrer et d’échanger en face à face,
- Le webinaire ou conférence en ligne qui consiste le plus souvent en une présentation par visio-conférence par une ou plusieurs personnes sur un sujet donné.
Quels sont les avantages à organiser des évènements à distance ?
L’organisation d’un évènement virtuel présente beaucoup d’avantages pour les organisateurs, mais aussi pour les participants.
Tout d’abord, il y a la baisse des coûts pour l’organisateur, dont deux très gros postes de dépenses que sont les frais de traiteur et de location de la salle. Cette baisse des coûts a généralement un impact sur le tarif d’entrée à l’évènement, engendrant ainsi souvent une baisse de prix pour les participants qui vivront l’évènement depuis chez eux.
Le second avantage à organiser un évènement virtuel est l’économie de temps et là encore il concerne à la fois les organisateurs qui pourront gagner des semaines, voire des mois sur l’organisation de leur évènement (puisqu’ils n’auront plus à gérer l’aspect logistique) mais également les participants qui économiseront le temps (et les frais) de transport et parfois d’hébergement en restant chez eux.
L’organisation d’un salon virtuel ou d’une conférence en ligne a également pour conséquence de permettre son accès à des participants venant du monde entier, ce qui représente un bénéfice en termes de communication et de marketing pour son organisateur.
Enfin, organiser un e-évènement est bien meilleur pour la planète ! Il s’agit donc d’un avantage écologique important lié à l’absence de déplacements et donc à la baisse des émissions de CO2.
Quel avenir pour le monde de l’évènementiel ?
Bien que l’évènementiel virtuel comporte de très nombreux avantages, il ne permet pas encore de combler le besoin pour les participants d’échanger entre eux et de se rencontrer physiquement. Peut-être cela sera-t-il possible dans quelques années avec l’avènement des technologies immersives comme la réalité virtuelle ? Mais pour le moment, il y a fort à parier que les rencontres physiques réapparaîtront dès que le contexte sanitaire le permettra car l’être humain a besoin de contact et de lien social.
Ainsi la crise du covid-19 a permis une accélération de la digitalisation du monde de l’évènementiel, lui faisant gagner plusieurs mois voire plusieurs années et a également impacté les mœurs en entreprise avec l’avènement du télétravail et la participation à des évènements virtuels.
Il est fort probable que cette tendance du virtuel s’inscrive dans le temps et que les acteurs de l’évènementiel doivent désormais prendre en compte. Le futur de l’évènementiel se portera vraisemblablement sur l’organisation d’évènements hybrides, c’est-à-dire mélangeant à la fois physique et digital et permettant ainsi d’emporter l’adhésion de tous.
Nous participerons donc à des évènements mêlant invités et / ou participants sur place et à distance, permettant ainsi à chacun d’y trouver son compte en choisissant la formule qui lui correspond le mieux. Découvrez-vite notre sélection d'objets personnalisables spécial évènement virtuel !
Directement lié aux évènements virtuels, retrouvez notre article dédié au télétravail et ses bonnes pratiques !
